XiangYan
项目经理 / PMO专员 | 善于将模糊需求结构化
手机: 136****1406
邮箱: xiangyan_1998@outlook.com
城市: 广州 / 深圳 / 上海
项目系统总览 · Project Overview
ECHO MAIL ASSISTANT · CORE SYSTEM
“Echo 邮件驱动的协同助手原型”是为了满足我主导的个人项目而配套的一个子项目，目的是为解决跨境工程协同中“沟通非标、信息碎片、流程难溯”核心痛点，
也包括我的个人私心，我不想花过多时间在重复翻译、还要尝试理解些我看不懂的自然语言邮件，所以希望能通过技术手段提升团队的协作效率与交付质量。
由于本人并非软件出身而是工程出身，计算机技术有限，因而最终选择的是低代码方向
采取Python + n8n自动化技术路径，作为这个轻量级工单系统的技术栈。以今天的视角回望，这个学生时代的项目在架构设计和技术实现上确有诸多不成熟之处。但我依然觉得当时的自己超屌的——
因为我成功地从真实的业务需求出发，独立设计并落地了一套完整的端到端工作流，用有限的技术手段实现了从“混沌邮件”到“结构化工单”的价值闭环。
项目定位
· 构建一个以邮箱为统一入口的自动化协同中枢；
· 将模糊的邮件需求，自动化转化为结构化、可追溯、可度量的工单流程；
· 为项目提供一套“开箱即用”的客户需求管理与工程响应方案。
系统架构
· 前端入口为客户/同事的日常邮箱 (IMAP)
· 使用n8n 工作流引擎作为编排中枢 (低代码/高灵活性)
· 处理核心用Python + LLM (需求解析、分类、翻译)
· 使用Excel作为结构化工单记录数据库 (Excel/Sheets + 日志)。
构思过程 · Design Thinking
FROM PROBLEM TO SOLUTION
本系统的设计并非一蹴而就，而是源于对工程服务中协作痛点的深度观察，并通过“定义问题 → 抽象模式 → 设计杠杆点 → 验证迭代”的结构化思维过程演化而来。
核心洞察：在跨境供应链与工程项目中，最大的成本损耗并非技术实现，而是“沟通熵”——信息在多次异步传递中失真、延迟与丢失。
具体痛点：
· 客户需求是“一团”自然语言，关键参数（如I/O点数、节拍）埋没其中；
· 邮件群发导致责任模糊，跨时区协作响应迟缓；
· 工程师方案常忽略长期维护要素，依赖个人经验，质量不可控；
· 成功经验与失败教训无法沉淀，同类问题反复发生。
· 统一入口：尊重用户习惯，不引入新工具，将邮箱作为唯一入口，最大化降低使用门槛。
· 结构化杠杆：在流程最早环节（需求入口）引入LLM作为“翻译器”，将非标信息转为标准字段，为后续自动化奠定基础。
· 质量内建：不依赖事后检查，而是将质量检查（如方案完备性）作为流程中的一个自动节点，问题早发现、早修复。
· 资产沉淀：每个完结的工单本身，就是一份结构化的案例知识库。
· n8n为核心：选择低代码工作流引擎，看中其极强的连接性和灵活性，可快速集成邮箱、API、数据库，并允许业务逻辑可视化和灵活调整。
· Python为补充：当n8n原生节点无法满足复杂逻辑（如精准的LLM调用与结果解析）时，用Python编写轻量API作为补充，兼顾了开发效率与能力边界。
· 轻量数据层：初期用结构化的Excel/Sheets存储工单，避免过度工程化，快速验证核心流程的可行性。
设计原则： 整个过程遵循了我的工作信条——“为可预测性负责”。通过构建这套系统，我将一个充满不确定性的协作过程，转变为一个可预测、可验证、可优化的标准化流程。
Design Principles: The entire process follows my work credo—'Take responsibility for predictability.' By building this system, I transformed a collaboration process full of uncertainties into a standardized process that is predictable, verifiable, and optimizable.
核心流程与价值 · Core Process & Value
FROM CHAOS TO STRUCTURE
1. 需求结构化 · Requirement Structuring
- 解决的问题：
- 客户邮件内容冗长、关键信息（如I/O点数、节拍）埋没在文本中，依赖人工反复阅读、提炼和澄清。
- 系统实现：
- 利用LLM智能解析自然语言，自动提取并填充至结构化字段（设备类型、产能目标、I/O估算、待澄清项），生成标准化工单。
- 带来的价值：
- 将工程师从信息挖掘工作中解放，将需求理解时间从“小时级”缩短至“分钟级”。
2. 智能路由与协同 · Routing & Collaboration
- 解决的问题：
- 邮件群发后责任模糊，需手动指派负责人，跨时区协作响应慢，历史记录散落各处。
- 系统实现：
- 基于问题类型（采购/技术/合同）与内容关键词，自动路由至预设工程师队列。全程记录于统一工单，状态变更自动通知相关方。
- 带来的价值：
- 明确责任边界，减少60%以上的内部协调成本，实现跨时区异步高效协作。
3. 质量与风险控制 · Quality & Risk Control
- 解决的问题：
- 工程师方案可能忽略长期维护要素（如安全回路、日志留存），导致后期变更与客户不满。
- 系统实现：
- 内置方案质量检查规则，利用LLM扫描初版方案，识别如“安全”、“远程维护”、“日志”等关键词的缺失，并自动升级至负责人复核。
- 带来的价值：
- 将问题拦截在交付客户之前，提升方案首次通过率，构建“可预测、可验证”的交付质量。
4. 知识沉淀 · Knowledge Accumulation
每个工单都成为结构化案例，积累为可复用的项目知识库。
也为我的后续工程协作提供了标准化基础，支持经验的持续积累和长期专业发展。
This page is a portfolio-style demo to showcase how a solution-oriented PM designs end-to-end workflow:
from messy client emails to structured tickets, engineering proposals, owner review and client-facing summaries.
业务场景 · Scenario
PLC · STAMPING LINE · B2B SERVICE
一家海外中小制造企业希望为冲压 + 输送 + 自动包装构成的小产线定制一套 PLC 控制系统，
将三台原本独立运行的设备联成一条“有节拍的完整产线”，目标产能约 900 pcs/h。
客户通过自然语言英文邮件描述需求，Echo Mail Assistant 监听邮件入口，将其转换为结构化工单，
再通过 n8n + Python + LLM 协同完成预处理、派发、审核与客户沟通。
客户核心诉求
· 三台设备“像一条线”一样自动协同，不再依赖人工配合；
· 实现 900 pcs/h 左右的稳定节拍；
· 未来可在上位机上查看状态、报警与简单报表。
Echo Mail Assistant 角色
· 监听邮件 → 生成案件编号 → 结构化需求；
· 自动路由给合适的工程师队列；
· 通过规则 + LLM 进行方案检查、翻译与客户版解释。
The demonstration below will use a real 'PLC multi-device joint control' project request as an example to fully present the entire process of this system from the customer's inquiry to solution confirmation.
流程概览 · Flow Overview
BRANCHED WORKFLOW · EMAIL TO CLOSURE
Echo Mail Assistant 将整个案件拆解为四条关键“泳道”：预处理、澄清、工程评估、负责人审核 + 客户确认。
Lane A · 预处理 / Pre-processing
- 监听邮箱入口，捕获新邮件
- 规范化时间为：UTC+8
- 检测邮件语言，若需要则生成内部中文视图
- 调用 LLM ，让ChatGPT将自然语言解析为结构化字段
- 生成案件编号格式为：
UUID(V4)
Lane B · 信息澄清 / Clarification
- LLM 判断信息是否足够支撑初步选型与评估
- 若不足：Echo Mail Assistant 将转发LLM自动生成的澄清问题列表
- 向客户发送问题邮件，等待补充资料
- 客户补充 I/O 与电气信息后，重新更新工单，并抄送项目负责人
XiangYan 审核
Lane C · 工程评估 / Engineering
- 将工单路由至工程师队列：
E-PLC-004
- 工程师提交 v0.1 方案：PLC 型号、I/O 配置、联锁逻辑
- Echo Mail Assistant 调取LLM 匹配检查是否缺失必要信息等
- 若缺失：进入 Escalation 分支；若通过：直接生成客户版解释,并抄送项目负责人
XiangYan 审核
Lane D · 审核 & 客户确认
- 发现关键缺陷，连同告警信息抄送项目负责人
XiangYan 审核
- 由负责人提出“安全回路 / 日志 / FMEA”等修订要求
- 工程师提交 v0.2 方案，Echo Mail Assistant 再次检查
- 自动生成浅显易懂的客户版方案说明
- 客户确认方案 → 案件状态更新为 Resolved / Closed
Ascii ·流程视图 [Client Email]
|
v
[Echo Mail Assistant Inbound Listener (n8n IMAP Trigger)]
|
v
[Pre-process (LLM + Python)]
- Normalize time (UTC+8)
- Detect language
- Extract requirements
- Generate Case ID: a2efd432-592e-489a-a1bc-25331b600be7
|
v
[Info Enough?] -- No --> [Clarification Email to Client]
| |
Yes v
| [Client Reply]
v |
[Route to E-PLC-004] |
[CC XiangYan] <----------+
|
v
[Engineer v0.1 Proposal]
[CC XiangYan]
|
v
[Echo Mail Assistant To LLM Check]
|-------------------------+
No critical gaps | Critical gaps
| |
v v
[Client-facing [Escalate to Owner (XiangYan)]
Summary Draft] |
[CC XiangYan] v
| [Engineer v0.2 Revision]
| |
+-----------<-------------+
|
v
[Client Review] -- Accept --> [Case Closed]
Step 1 · 客户自然语言邮件 / Raw Client Email
INPUT · ENGLISH
From: ***** <*******@google.com>
To: service@gsscmc.com
Subject: PLC control solution for press + conveyor + packing line
Received At (normalized): 2022-09-15 15:18 (UTC+8)
Hi team,
We are planning to upgrade part of our small stamping and packing line, and we are looking for a PLC control solution that could link the press machine, the conveyor section and the auto-packing unit together. At the moment they all run more or less independently, so the operators have to manually coordinate things, which often causes small delays or misalignment.
Our target output is roughly 900 pcs per hour — I think this means something like a 4-second cycle time, if I did the math correctly. Not sure if that’s something the PLC needs to handle directly, or the machines will just “follow” this somehow, so please advise.
Regarding wiring and I/O… I don’t have the exact numbers from each vendor, but here’s what we know so far:
- The press machine seems to have quite a lot of signals (start/stop, top dead center, safety switches, etc.). I think the electrician said around 30-something inputs and maybe a dozen outputs.
- The conveyor part should be simpler — a few photo sensors, motor start, maybe a counter? Around 20-ish points in total.
- The packing machine is newer and uses some transistor outputs (that’s what the vendor told us). Probably another 20 points or so.
- There might also be some analog signals but I’m not 100% sure — maybe for speed or pressure? You can tell us what is needed.
All our field signals are 24V DC from what I understand, and the machines have dry contacts or transistor outputs depending on the device. We also have an industrial PC on site which we hope can communicate with the PLC system via Ethernet for data collection and maybe some dashboard in the future.
We mainly want the three machines to work “as one line” — meaning if the press is running, the conveyor should move at the right pace, and the packing machine should follow. At the moment we get frequent stops because one part waits for the other. Any suggestions on how to synchronize them properly would be very helpful.
Let me know what additional information you need. We can try to get the wiring diagrams from the vendors, but it may take a few days. If you can already give us some direction on PLC model, I/O requirement, and feasibility, that would help us plan the budget and next steps.
Thanks and looking forward to your guidance.
Best regards,
*****
Production Supervisor
Step 2 · Echo Mail Assistant 预处理 & n8n + Python 概览
EMAIL → STRUCTURED TICKET
本步骤展示 Echo Mail Assistant 如何利用 n8n 工作流 + Python 服务 + LLM，将一封自然语言邮件转换为可执行的工单。
1）n8n 作为编排中枢
- IMAP Trigger：监听
service@gsscmc.com 收件箱
- 捕获符合规则的新邮件（判断发信人是否在客户名单）
- 写入初始日志，生成内部事件 ID
2）Python 服务 + LLM 分析
- n8n 通过规则启用Python模块 API调用 LLM模型（ChatGPT）
- LLM 负责：将自然语言解析为结构化 JSON，并翻译
- Python 记录输出内容并再次调用 LLM，节拍换算、I/O 粗估、场景识别（新线/改造）
3）写入 Echo Mail Assistant 工单
- n8n 接收 JSON，统一时间至 UTC+8
- 生成
Case ID: a2efd432-592e-489a-a1bc-25331b600be7
- 创建工单记录（存入Excel数据表），附英文原文与中文摘要
4）自动路由与自动回复
- 根据问题类型与解决难度，将工单路由给
E-PLC-004
- n8n 触发邮件节点，向客户发送“确认 + 待澄清问题清单”
- 后续工程师回复 → 再次经由 n8n 记录、规则转发与归档
Step 3 · Echo Mail Assistant 结构化工单视图
TICKET VIEW · EN + ZH
Engineer-facing Ticket · English
- Case Meta
-
Case ID: a2efd432-592e-489a-a1bc-25331b600be7
Created At: 2022-09-15 15:20 (UTC+8)
Source: Inbound Email (EN)
Client Role: Production Supervisor
- Summary
-
Client wants to link a press, conveyor and auto-packing unit under one PLC control,
targeting ~900 pcs/h (~4 s per part), so that the three machines behave as one integrated line.
- Key Requirements (Extracted)
-
· Throughput ≈ 900 pcs/h, approximate 4 s cycle time
· Three machines to be synchronized (press as master, others follow)
· Total estimated I/O: ~70–80 DI/DO + 2–4 analog channels
· 24 V DC field signals, dry-contact / transistor outputs
· Existing IPC wants Ethernet connection for monitoring & logging
- Unclear Items
-
· Exact I/O list per machine
· Existing safety circuits (E-stops, door interlocks, light curtains)
· Requirements on remote maintenance & log retention
· Any corporate standard on PLC brand / safety category
- Routing Suggestion
-
Queue:
E-PLC-004
Next action: v0.1 proposal on PLC model, I/O config and synchronization concept.
内部中文视图 · Chinese Mirror
- 案件元信息
-
案件编号：a2efd432-592e-489a-a1bc-25331b600be7
创建时间：2022-09-15 15:20（UTC+8）
渠道来源：英文客户邮件
客户角色：生产主管
- 摘要
-
客户希望通过一套统一的 PLC 控制系统，将冲压机、输送线与自动包装机联控，
产能目标约为 900 pcs/h（单件约 4 秒），整线表现为“一条协同产线”而非三台独立设备。
- 需求要点（提取）
-
· 产能目标：900 pcs/h 左右；
· 三台设备需在同一节拍下协同运行，冲压机为主节拍源；
· 粗略 I/O 需求约 70–80 点离散量 + 2–4 路模拟量；
· 现场信号为 24V DC，设备端为干接点/晶体管输出混用；
· 现场已有 IPC，希望通过以太网读取数据并做简单报表。
- 待澄清信息
-
· 各设备正式 I/O 清单与电气图；
· 是否已有独立安全回路；
· 对远程维护/日志保留时长是否有硬性要求；
· 是否有企业统一 PLC 品牌/安全等级规范。
- 系统建议
-
将工单路由至数据库中的工程师 E-PLC-004 队列，由工程师给出 v0.1 方案，
并行向客户发出澄清问题列表。
Step 4–6 · 工程方案迭代（v0.1 → 审核 → v0.2）
ENGINEERING · OWNER REVIEW
工程师 v0.1 建议（节选）
· 选用国产高性能 PLC：汇川 Inovance AM600 系列；
· 配置本地 I/O + 远程 I/O，覆盖约 70–80 点离散量并预留 30% 余量；
· 建议以冲压机为主节拍源，输送线与包装机按节拍与就绪信号联动；
· 设计基础联锁：任一关键设备故障 → 联动停机 + 上位机报警；
· 建立简单报警分级与上位机监控画面。
v0.1 重点聚焦在“能不能跑得起来”的控制逻辑与硬件配置，
但对安全回路、远程维护、日志保留与 FMEA 等长周期治理要素考虑不足。
负责人审核 & v0.2 修订要点
XiangYan 审核要求：
· 将急停、门锁、安全光栅纳入独立安全回路，并单独成章；
· 明确远程维护方式（工业 VPN、访问控制）、保证至少 90 天运行日志；
· 针对多设备同时停机场景，做简要 FMEA 分析与恢复流程设计。
工程师 v0.2 响应：
· 引入安全继电器/安全控制器，PLC 仅用于状态诊断；
· 规划工业 VPN + 本地 IPC 日志体系，支持审计与远程只读监控；
· 给出 3 类典型停机场景（单机故障、通讯中断、急停）下的系统行为与恢复路径。
Step 7 · 面向客户的 Echo Mail Assistant 回信
CLIENT-FACING SUMMARY
Echo Mail Assistant 将技术方案自动翻译为客户友好的说明，只保留客户真正关心的内容（能不能跑、安全不安全、好不好维护、数据能不能看）。
To: ***** <*****@google.com>
Subject: Summary of proposed PLC solution for your press + conveyor + packing line
Sent At: 2022-09-16 14:27 (UTC+8)
Dear *****,
Regarding your request to “link the press machine, conveyor and packing machine into one integrated production line,” we have completed the second round of technical review. Our brief summary is as follows:
· We recommend adopting a high-performance domestic PLC (Inovance AM600 series) to centrally manage the cycle and start/stop control of all three machines;
· The press machine will act as the “master cycle source,” with the conveyor and packing machine automatically following, so that the line can stably run around 900 pcs/h;
· All emergency stop buttons, door interlocks and safety light curtains will be incorporated into an independent safety circuit, which will directly cut off power in case of an emergency;
· With your authorization, we can reserve a secure remote diagnostics capability for the system, while also recording at least 90 days of operating and alarm logs locally for traceability;
· The system will record downtime reasons, output, cycle changes and other key information, which can later be viewed on the industrial PC in the form of charts or reports.
If you confirm the above solution direction, we will proceed to provide you with the detailed design package(including electrical schematics, I/O list, network topology, safety circuit diagrams, etc.) and quotation.
If you have any questions, please feel free to contact us at any time.
Best regards,
******* Support Team
Step 8 · 时间线 · Ticket Timeline
CASE ID: a2efd432-592e-489a-a1bc-25331b600be7
客户发送英文邮件，描述“将冲压机 + 输送线 + 包装机联控”的需求，目标产能约 900 pcs/h。
Source: Email
Status: New
Echo Mail Assistant 监听到邮件，统一时间为 UTC+8，调用 Python + LLM 解析自然语言，生成结构化工单与案件编号
a2efd432-592e-489a-a1bc-25331b600be7。
n8n Orchestration
LLM Extraction
工单被路由至 E-PLC-004 队列，并向客户发送确认 + 澄清问题列表的自动回复。
Queue: E-PLC-004
Status: In Progress
工程师提交 v0.1 方案，包括汇川 AM600 选型、I/O 配置与基本联锁逻辑，但未详细覆盖安全回路与远程维护策略。
Proposal v0.1
Gaps: Safety / Remote / Logs
Echo Mail Assistant 规则检测到安全与远程维护方面存在缺失，将工单标记为“需修订”，并抄送负责人 XiangYan，
由其提出关于安全回路、90 天日志与多设备停机场景 FMEA 的修订要求。
Status: Returned for Revision
Owner: XiangYan
工程师提交 v0.2 方案：增加独立安全回路设计、工业 VPN + 本地日志策略，并对多设备停机场景给出简要 FMEA 分析与恢复流程。
Proposal v0.2
Status: Ready for Client
Echo Mail Assistant 将技术细节翻译为客户可理解的说明邮件，解释选择国产 PLC 的原因、联动逻辑、安全设计、远程维护能力与日志保留策略。
Language: EN+ZH
Summary Email
客户确认 v0.2 方案满足其对产能、安全与远程支持的核心要求，同意进入详细设计与实施阶段。Echo Mail Assistant 将工单状态更新为
Resolved / Closed 并归档记录链路。
Status: Resolved / Closed
Next: Detailed Design
本页面仅为 Demo，用于展示如何将「客户自然语言需求 → Navigator 理解 → 工单 → 工程师协同 → 负责人复核 → 客户确认」这一链路结构化、可视化、可追溯。
This demo simulates how a PLC & multi-equipment integration request flows through Echo Mail Assistant, ticketing, engineers, review, and final client confirmation.